ECM / Dokumentenmanagement Systeme

Eines der dringendsten Probleme in heutigen Unternehmen ist das interne und externe Management, sowie die Verfügbarkeit von multimedialen Inhalten. Nicht selten werden auch in Unternehmen die täglich produzierten Dokumente und Informationen noch unstrukturiert gespeichert oder nur in einer Laufwerk- und Ordnerstruktur zugänglich abgelegt. Dies führt nicht selten zu erhöhtem Aufwand bei der Suche nach Daten, zu redundanter Datenablage und insgesamt zu erhöhtem Zeitaufwand bei typischen Arbeitsabläufen.

Mit unserer Dokumentenmanagement-Lösung ermöglichen wir eine zeitgemäße Verarbeitung und Ablage von Dokumenten und Informationen aller Art. Wir unterstützen bei der Ausbildung moderner Geschäftsprozesse und dem Aufbau eines Systems an kollaborativen Werkzeugen zur gemeinsamen Projektarbeit und dem integrierten Wissensmanagement.

Dokumentenmanagement mit dem ECMS Alfresco

Unsere Dokumentenmanagement-Lösung auf Basis des ECMS Alfresco bietet vielfältige Funktionalitäten. Alfresco ist das erste „Open Source Enterprise Content Management System", das kommerzielle Lösungen wie Documentum und SharePoint in Funktionsumfang und Nutzen in nichts nachsteht. So besitzt Alfresco ein hochmodernes Content-Repository, in welchem Inhalte Datenbank-gestützt abgelegt werden und jederzeit strukturiert verfügbar sind. Über Kategorien, Schlagworte und einer mächtigen Suchfunktion sind die Inhalte jederzeit auffindbar. Durch Workflows und Versionierung können Dokumente kollaborativ bearbeitet und nachvollziehbar gesichtert werden. Alfresco stellt neben dem leistungsfähigen Dokumentenmanagement weitere integrierte Services, wie Collaboration-, Workflow-, Records Management-, Imaging-, Knowledge Management-Funktionalitäten und ein wirkungsvolles Web Content Management zur Verfügung.

Der Alfresco Web-Client in der Standardansicht

Ein umfangreiches Rechtemanagement ermöglicht den Zugriffsschutz kritischer Bereiche und Verfügbarkeit von Informationen für die Personen, welche das jeweilige Element tatsächlich benötigen. Darüber hinaus finden sich leistungsfähige Schnittstellen wie WebDAV, MS Office-Addins oder AlfrescoShare, um das System mit der bestehenden Desktop-Welt zu verbinden und direkt aus den gängigen Office-Programmen und gewohnten Ordnerstrukturen heraus verfügbar zu machen.

Alfresco Share vollständig integriert in MS Office

Durch eine schnittstellenreiche Service-orientierte Architektur (Hibernate, Spring, Lucene, sowie Standards wie CMIS, JSR 170, JSR 168, REST, BPEL, uvm.) können die Alfresco-Funktionalitäten weitreichend genutzt und extern angebunden werden. Damit ist Alfresco hervorragend geeignet, wenn es um die Einbindung einer modernen Dokumentenmanagement-Lösung in komplexe IT-Infrastrukturen und die Software-seitige Abbildung umfangreicher Geschäftsprozesse geht.

Bei der Implementierung einer solchen Lösung gehen wir in folgenden 3 Schritten vor:

Geschäftsprozessoptimierung
Um ein effizientes Dokumentenmanagement-System integrieren zu können, ist nicht selten eine Umstellung gewohnter Arbeitsprozesse (Geschäftsprozessoptimierung) notwendig. In der Optimierungsphase nehmen wir bestehende Geschäftsprozesse mittels formaler Modellierungsmethoden auf, prüfen diese in Hinblick auf Medienbrüche und andere kritische Faktoren und überführen die gewonnenen Erkenntnisse in eine SOLL-Struktur. Diese optimierten Prozesse werden gemeinsam mit unseren Kunden besprochen und weiter optimiert, so dass möglichst effiziente, aber auch praxistaugliche Arbeitsabläufe entstehen.

Implementierung
In der Implementierungsphase richten wir die Dokumentenmanagement-Lösung bei unseren Kunden ein und setzen die optimierten Geschäftsprozesse Software-seitig um. Nicht selten müssen hier individuelle Erweiterungen und spezifische Problemlösungen geschaffen werden und das DMS in eine bestehende heterogene IT-Landschaft integriert werden. Durch unser theoretisches Fachwissen und praktische Erfahrung können wir jedoch eine praxistaugliche und betriebswirtschaftlich sinnvolle Umsetzung garantieren.

Optimierung, Roll-Out, Support
Nach Implementierung der DMS-Lösung werden in umfangreichen Testzyklen weitere Optimierungen durchgeführt. Bestehende Daten werden migriert und Endanwender in das neue System eingewiesen. Nach erfolgreichem Abschlusstest findet das Roll-Out der Anwendung mit parallelem Systemsupport statt.

Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen zu Alfresco und der Einführung in Ihrem Unternehmen!

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