English version below.

Nachdem in der letzten Woche die neue MkPostman Version veröffentlich wurde, kam mehrfach die Frage auf, wie Abonnenten von MkPostman 1.x in MkPostman 2.0 importiert werden können. Dazu gibt es nachfolgend eine ausführliche Anleitung.

Zunächst sei jedoch darauf hingewiesen, dass in das neue System zwar allgemeine Abonnentendaten wie z.B. Name und E-Mail-Adresse importiert werden können, allerdings keine Gruppenzugehörigkeiten. Dies hat den Grund, dass nicht hundertprozentig sichergestellt werden kann, dass die Mailinglisten in MkPostman 2.0 die gleichen IDs haben, wie die in der alten Komponente. Sollen den Abonnenten beim Import Mailinglisten zugewiesen werden, so müssen diese zunächst unter dem entsprechenden Menüpunkt angelegt werden. Alle vorhandenen Listen, die nicht archiviert sind, können den Nutzern beim Import zugeordnet werden.

Hier nun die Anleitung:

1. Export der Abonnenten aus MkPostman 1.x

Um die Abonnenten aus MkPostman 1.x zu exportieren, muss der Button "Abonnent exportieren" im Bereich "Subscriber Management" angewählt werden. Es wird automatisch eine XML-Datei generiert, die alle in der Datenbank vorhandenen Abonnenten enthält. Diese Datei muss natürlich gespeichert werden.

2. Import der Abonnenten in MkPostman 2.0

Um den Import der Abonnenten in MkPostman 2.0 zu starten, muss im Bereich "Abonnenten" der Button "Import" angewählt werden. Dabei ist es egal, ob Sie sich im Karteireiter"Bestätigte Abonnenten" oder "Unbestätigte Abonnenten" befinden. Per Klick auf den Button "Import" wird die Seite für den ersten Import-Schritt geladen (siehe nachfolgende Abbildung).

Schritt 1: Datei auswählen

• Wählen Sie zunächst das Dateiformat Ihrer Import-Datei aus (XML oder CSV). Wenn Sie die Daten aus der alten MkPostman-Komponente exportiert haben, dann müssen Sie hier als Format "XML" selektieren.

• Wählen Sie nun die Datei aus, welche die zu importierenden Daten enthält.

• Wenn Sie als Dateiformat "CSV" selektiert haben, müssen Sie zusätzlich das Trennzeichen, durch welches die einzelnen Felder eines Datensatzes separiert sind, angeben. MkPostman 2.0 unterstützt die Trennzeichen Komma, Semikolon, Tabulator und Leerzeichen. Außerdem müssen sie angeben, ob die erste Zeile Ihrer CSV-Datei die Spaltenüberschriften enthält oder nicht. Wenn ja, dann haken sie das nebenstehende Kästchen an, wenn nicht, dann lassen sie Checkbox frei.

• Wechseln Sie nun zum zweiten Import-Schritt, in dem Sie den Button "Weiter" betätigen. Ihre Import-Datei wird auf den Server hochgeladen. Es erfolgt intern eine Auswertung der in der Datei enthaltenen Import-Tags (XML) bzw. Importfelder (CSV).

Schritt 2: Zuordnung der Import-Spalten und Mailinglisten

• Sie sehen zunächst noch einmal die im Schritt 1 getätigten Eingaben. Darunter werden Ihnen zwei Select-Boxen angezeigt, über welche die Zuordnung der ausgelesenen Import-Tags bzw. Importfelder zu den verfügbaren Datenbankfeldern erfolgt. Haben Sie in Schritt 1 eine aus der alten MkPostman-Komponente exportierte XML-Datei ausgewählt, so sollte die Importseite auf Ihrem Bildschirm so wie die in der nachfolgenden Abbildung aussehen.

Löschen Sie nun in den beiden Select-Boxen die Einträge, für die es in der jeweils anderen Box keine Entsprechung gibt. Im Falle der MkPostman 1.x-XML-Datei ist das bei den "verfügbaren Datenbankfeldern" der Eintrag "emailformat". In der Select-Box "Felder aus der Import-Datei" müssen die Einträge "subscriber_id" und "subscribe_date" entfernt werden.

Bringen Sie nun die Einträge in beiden Select-Boxen in eine übereinstimmende Reihenfolge. In unserem Beispiel müsste das Importfeld "name" wie das Datenbankfeld "name" an erster Stelle stehen. Die Einträge für die Email-Adresse befinden sich in unserem Beispiel an der zweiten Position. Dem Datenbankfeld "status" wird das Importfeld "confirmed" (enthält Informationen darüber, ob der Abonnent sein Abonnement bestätigt hat oder nicht) zugewiesen.

• In der nachstehenden Select-Box können Sie nun die Mailinglisten auswählen, welche den zu importierenden Abonnenten zugeordnet werden sollen. Es ist NICHT möglich, die Mailinglistenzugehörigkeit für jeden Nutzer einzeln anzugeben. Sollte dies nötig sein, so müssen die Abonnenten nach dem Import einzeln bearbeitet und ihnen die entsprechenden Gruppen zugewiesen werden (Menüpunkt "Abonnenten").

• Geben Sie nun an, welches Newsletter-Format die zu importierenden Abonnenten erhalten sollen. Diese Auswahl beeinflusst nur die Nutzer, für die es in der Import-Datei keine entsprechende Angabe gibt bzw. deren Format-Angabe ungültige Werte enthält. Da es in der MkPostman 1.x-Import-Datei keine solche Angabe gibt, betrifft die Auswahl des Newsletter-Formats alle Datensätze der Import-Datei.

• Wählen Sie jetzt aus, ob die zu importierenden Abonnenten automatisch als bestätigt markiert werden sollen oder nicht.

Wenn Sie die Checkbox aktivieren:

• Eine aktivierte Checkbox führt dazu, dass alle Nutzer, egal ob die Import-Datei Angaben zum Status ("bestätigt", "unbestätigt", "Testempfänger") enthält oder nicht, automatisch als "bestätigt" gespeichert werden.

Wenn Sie die Checkbox NICHT aktivieren:

• Eine nicht-aktivierte Checkbox führt dazu, dass alle Nutzer, für die es in der Import-Datei entweder keine bzw. fehlerhafte Angaben gibt oder deren Status in der Import-Datei mit "nicht bestätigt" markiert ist, als "nicht bestätigt" gespeichert werden. Diese Nutzer erhalten mit Abschluss des Imports automatisch eine E-Mail, in welcher sie über den Import Ihrer Daten ins Newsletter-System informiert werden und die sie zur Bestätigung ihrer Accounts per Link auffordert (ähnlich wie beim Anlegen eines neuen Accounts über das Frontend).

• Starten Sie den Import der Abonnenten über den entsprechenden Button.

Import-Ergebnis

• Die Abonnenten werden jetzt anhand der von Ihnen getätigten Einstellungen aus der Datei importiert. Die Seite, welche anschließend geladen wird, informiert Sie über das Ergebnis des Import-Prozesses. Der Import ist nun abgeschlossen.

English version:

Tutorial: How to import subscribers in MkPostman 2.0

After the new version of MkPostman had been published last week the question how to import subscriber from MkPostman 1.x to MkPostman 2.0 came on the scene several times. For this purpose an extensive tutorial follows.

But initially let us point out that the new system only allows to import general subscriber data like the name or the email-address but no group assignments. That’s because it cannot be assured that the mailing lists of MkPostman 2.0 will have the same IDs like they had in the old component. If you want to assign mailing lists to the subscribers you want to import, you need to create these lists via the according navigation point. All existing mailing lists which are not archived can be assigned to the users within the import.

Well, here is the tutorial:

1. Export of the subscribers from MkPostman 1.x

If you want to export subscribers from MkPostman 1.x you have to select the button "Export Subscribers" within the section "Subscriber Management". An XML-file of all subscribers who exist in the database table will automatically be generated. Of course you have to save this file.

2. Import of the subscribers into MkPostman 2.0

To start the import of the subscribers into MkPostman 2.0 you have to select the button "Import" within the section "Subscribers". In doing so, it is equal whether you are within the tab "Confirmed subscribers" or the tab "Unconfirmed subscribers". If you click at the button the page for the first import step will be loaded (see the figure below).

Step 1: Select file

• First choose the file format of your import file (XML or CSV). If you exported data from the old MkPostman component you have to select the file format „XML".

• Now choose the file which contains the import data.

• If you picked the file format „CSV" you also have to select the delimiter which separates the single fields of a data set. MkPostman supports the following separators: comma, semicolon, tabulator, whitespace. In addition you have to specify whether the first row contains the column headlines or not. If so, tick the alongside checkbox. If not, don’t do so.

• Now switch to the second import step by activating the button „Further". Your import file will be uploaded. An internal evaluation of the import tags (XML) or import fields (CSV) which are included into the file will follow.

Step 2: Classification of import columns and mailing lists

• First of all, your inputs from step one are presented once again. Below, two select boxes are displayed. These boxes serve the assignment of the encountered import tags or import fields to the available database fields. If you selected an XML-file which has been exported from the old MkPostman component the import page on your screen should look like the one in the figure below.

Now remove those entries from both select boxes which do not have an equivalent within the other select box. In the case of an MkPostman 1.x-XML-file the entry "emailformat" within the box "Available database fields" is affected. The entries "subscriber_id" and "subscriber_date" have to be removed within the box "Import file fields".

Now match the import file fields with the available database fields. In our example the import field "name" has to be placed on the first position like the database field "name". The entries for the email addresses are on the second position in our example. The database field "status" has to be assigned to the import field "confirmed" (which contains information about the confirmation of the subscriber).

• The following select box serves the choice of the mailing lists which shall be assigned to the subscribers. It is NOT possible to separately select the mailing list affiliation for every single user. If this is necessary, you have to edit the regarding subscribers after finishing the import and assign the mailing lists you want (navigation section "Subscribers").

• Now pick the newsletter format which the subscribers shall receive. This selection will only affect those users for whom there is no or a faulty specification within the import file. Because there is not such a declaration within the MkPostman 1.x import file the selection of the newsletter format will affect all data sets of the subscribers to be imported.

• Next, choose whether the subscribers’ status shall be marked as confirmed or not.

If you activate the checkbox:

• An activated checkbox will confirm all users independently from the existence of such a specification within the import file.

If you do NOT activate the checkbox:

• If you do not activate the checkbox all subscribers for whom there is either no or a faulty specification or which are marked as "not confirmed" within the import file will be stored as "not confirmed". After finishing the import process, these users will receive an email which will inform them about the import of their data and which will request them to confirm their accounts via a link (similar to the creation of a new newsletter account via the frontend).

• Now start the import of the subscribers by clicking on the according button.

Import subscribers – result

• Now the subscribers will be imported out of the file based on your inputs. The page which will be shown afterwards informs you about the result of the import process. The import is now finished.

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